A hatékonyan kialakított dokumentum folyamatok több bevételt eredményezhetnek
Budapest, 2012. szeptember 18. – A Ricoh szerint a dokumentum folyamatok fejlesztése meglepő bevétel növekedést eredményezhet az olyan stratégiailag fontos területeken, ahol a költségcsökkentés tradicionálisan elvárt, mint pl. kereskedelem és marketing, ügyfél kommunikáció, szerviz és szolgáltatás, új termék kifejlesztése, számlafeldolgozás. A Ricoh szponzorálta IDC tanulmány szerint ez a növekedés elérheti a 10%-ot is.
Mi ennek az oka? A hatékonyan kialakított dokumentum folyamatok növelhetik az ügyfelek elégedettségét Az olyan hatékony folyamatok, melyek az ügyfél igényeit helyezik fókuszba, pozitívan hatnak az ügyfél elégedettségére, ami kritikus az ügyfélmegtartás és a bevételnövelés szempontjából. Ugyanakkor az ügyfelek átpártolhatnak a konkurenciához, ha alacsony hatékonyságú és eredménytelen ügyféloldali dokumentum folyamatokkal találják szembe magukat.
Ezeket a kijelentéseket támasztja alá az az új, Ricoh által szponzorált tanulmány, az “Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth (September 2012).” A tanulmány a Ricoh új Process Imperative kezdeményezés második jelentősebb eredménye. A tanulmány alapja az IDC nemrégiben készült globális felmérése, mely során 1516 dokumentum vezérelt üzleti folyamat gazdáját kérdezték meg.
A tanulmány alapján az ügyfelek elpártolhatnak egy vállalattól az elégtelen dokumentum folyamatok miatt. A válaszadók 69%-a kisebb eséllyel dolgozna együtt olyan vállalatokkal, melyek hatékonytalan és eredménytelen dokumentum folyamatokkal működnek. 60%-uk más céghez fordulna ilyen esetben, és 57%-uk másokat is óvva intene az adott vállalattól.
Jó hír, hogy a hatékonyabb dokumentum folyamatok növelhetik a bevételt. 10 válaszadóból több mint 8 szerint az ügyféloldali dokumentum vezérelt üzleti folyamatok optimalizálása növelheti a bevételt – átlagosan 10,1%-kal. Ezt az ügyfél kommunikáció javításával, a kereskedelmi folyamatok átalakításával és az ügyféltámogatás fejlesztésével érhető el.
“Ez remek hír azoknak a vezetőknek akik priorizálják az üzleti folyamatok fejlesztését,” mondta Sergio Kato, a Ricoh Global Marketing Group/Services Business Centre ügyvezetője. “Nem kell többet azon rágódniuk, hogy a dokumentum folyamatok fejlesztésének költségei megtérülnek-e. Különösen a mai gazdasági környezetben egy olyan folyamatnak, amely költséget takarít meg és bevételt is növel, mindenképpen a prioritási lista elején kell szerepelnie.”
A Ricoh a dokumentum folyamatok bevételnövelő potenciáljának kiaknázására számos megközelítést javasol.
Az ügyfél elégedettséget holisztikusan kell vizsgálni. Az információ beérkezik a szervezethez (input), ez az információ feldolgozásra kerül, majd megkapja a megfelelő személy a megfelelő időben (output). Hogyan integrálhatjuk az ügyfelet mélyebben a folyamatokba annak érdekében, hogy a számára fontos információt a megfelelő időben kapja meg? Hogyan biztosíthatjuk ugyanezt a beszállítóknak és a disztribúciós partnereknek? Látható, hogy a folyamat kulcsfontosságú szereppel bír.
A dokumentum és információs folyamatok korszerűsítése erősíti a meglévő kapcsolatokat. Közelebbi kapcsolatba hozza az alkalmazottakat az ügyféllel. Például a mobil munkaerő erősítésével, a felmerülő problémák az ügyfélnél oldhatók meg. Ugyanígy a dokumentum folyamatok fejlesztése optimalizálhatja a kommunikációt az üzleti folyamatban, így kijavíthatóak olyan kritikus hiányosságok, amik az ügyfelek elvesztését eredményezhetik.
Bár a folyamatok kulcsfontosságúak, az eredmény az, ami igazán számít. Az optimalizált folyamatoknak a megfelelő információt kell biztosítaniuk a megfelelő időben a megfelelő személyeknek, így azonnal meghozhatóak a helyes üzleti döntések. Ha ez nem adott, az erőfeszítések hiábavalóak.
