Hogyan lehet az új EU-s Adatvédelmi Rendelet és a digitalizáció a siker titka?
Ricoh Europe, London, 2017. augusztus 17. – Sok vállalat számára ismerős lehet, hogy a postai levelezés, sőt már lassan az e-mail is a múlté. Helyüket az online szállítási módok, például önkiszolgáló portálok, virtuális tanácsadó oldalak és chatbotok veszik át. Ez a tendencia egy óriási szabályozási gáttal párosul: a GDPR-el.
A 2018. május 28-án hatályba lépő EU-s Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) az új uniós adatvédelmi keretszabályozás.
A GDPR az EU-n belül létrehozott, valamint a külföldön alapított szervezeteket érinti. Ez az áruk és szolgáltatások feldolgozására, illetve az EU-n belüli személyes adatok kezelésére vonatkozik.
A szabályokat be nem tartó vállalatok súlyos következményekkel számolhatnak. A maximális bírság 20 millió euró vagy a szervezet teljes éves forgalmának 4%-a (a kettő közül a nagyobb).
A GDPR magában foglal néhány rugalmas rendelkezést is a számadási kötelezettség és a vállalati szabályozás megkönnyítése érdekében, növelve annak fontosságát, hogy a szervezet képes legyen igazolni a GDPR-kötelezettségeknek való megfelelést. Alapvetően az alábbiak szükségesek:
- Világos irányítási folyamatok bevezetése az adatok kezelése, feldolgozása, tárolása, megőrzése és törlése során
- Dokumentációk, például adatvédelmi kézikönyvek és személyes adatok nyilvántartása;
- Adatvédelmi hatásvizsgálatok
- “Adatvédelem már az alapokból” elv bevezetése annak biztosítása érdekében, hogy minden új folyamatba vagy olyan termékbe a biztonság eleve beágyazva legyen, - mint például a pszeudonimitási technikák (azaz az adatok feldolgozása oly módon, hogy többé már nem lehet egy meghatározott alanyhoz kötni) - illetve az adatok minimalizálása.
Sok szervezet számára ez a 12 hónapnál rövidebb határidő komoly problémát jelent. Ha a jelenlegi adatkezelési folyamatok nem kielégítőek, akkor a megfelelő infrastruktúra felállítása több időt igényelhet.
A digitalizáció jelentheti az egyik megoldást.
Amint korábban említettük, az adatok felhőben való tárolása felé történő elmozdulás azt jelenti, hogy a vállalatok számára szükséges papírmennyiség csökken. Ennek ellenére a fizikai dokumentumok jóval elterjedtebbek. Még mindig erősen kötődünk kulturálisan és viselkedésben is a mobilis, jegyzetelhető és a hosszú élettartamú papírhoz, mint közeghez.
Ez azt jelenti, hogy továbbra is jelentős terhet és költséget jelent az adatok papíron való rögzítése. A papír átvétele, megnyitása, válogatása, besorolása, elosztása, kezelése és tárolása háziipari tevékenységet folytató részlegeknek jelent többletmunkát. Ez csökkenti az általános hatékonyságot, lassítja az ügyfélszolgálati folyamat ciklusidejét, és korlátozza az üzleti adatok funkcionalitását a kiugróan magas papíralapú adattárolásnak köszönhetően.
A lehetőség adott, mely a GDPR hátteréből fakad.
Az egyes szervezetek megpróbálhatják digitalizálni a meglévő papíralapú folyamatokat, ezáltal elősegítve az új szabályozásnak való megfelelést.
A digitalizáció vállalati szintű megvalósításának stratégiai kezdeményezésével lehetővé tehető a személyes adatok azonosítása már egészen az alapoktól. A legfontosabb, hogy ez elősegíti GDPR-nek való megfelelést. Az összes bejövő dokumentum rögzítése, feldolgozása és elektronikus tárolása ugyanakkor lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy jelentős működési- és versenyelőnyre tegyenek szert.
A Ricohnál büszkék vagyunk arra, hogy ügyfeleink is élvezhetik az üzleti folyamatok digitalizálásából és automatizálásából fakadó előnyöket, mint például a megnövekedett teljesítmény és a csökkentett költségek.
Továbbá a szervezetek összevonhatják az összes médiából bejövő kommunikációs csatornákat. Ez egy egyedi, összesített és szabványosított elektronikus folyamatot tud létrehozni az egyes üzleti csoportok adott műveleteihez.
A GDPR teljes körű ismerete lehetőséget nyújt a digitalizáció előnyeinek kihasználására. Kétségtelenül elősegíti egy szervezet folyamatainak a jövő üzleti környezetéhez való átalakítását. Hiszen mi értelme csak túlélni, ha növekedni is lehet?
